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Try eSchool

Benefits of Using eSchool

Listed below are some advantages of using eSchool

  • Improves School Administration
    Improves the way your school is managed by using easy to use advance technologies.
  • Full Automation
    Full automation of all the functions and processes of school administration and management.
  • Boost Productivity
    Helps administrators and management of schools boost their productivity and reduce the time and effort required to manage school.
  • Well-organized Data
    Accurately organize school data and keep it secure and protected by using best hosting services.
  • Integrated Approach
    Connects management, staff, parents, students, and other involved parties seamlessly to manage school process efficiently.
  • Reduce Workloads
    Reduces management, teacher, principal, etc. (out of roles) workloads drastically.
  • Paperless Administration
    Promotes paperless administration.
  • Integrated Process
    Providing a single integrated view of organization by integrating all related activities and processes.
  • Improves Decision Making
    Helps in quick and well informed decision making by availing the reporting tools accessing well-organized information from integrated activities and processes.
  • Employee Happiness
    Better employee happiness by optimizing their processes and boosting their productivity.
  • Online Client Server Architecture
    Features a web based client-server architecture with centralized data storage structure which helps administrators, students, teachers and parents to access data from anywhere and anytime on laptop/desktop/mobiles.
  • Online+Offline Access
    Perform all operations online + manages some urgent operations offline too.
  • Focuses On Student Progress
    Makes the work and functioning of school processes and activities extremely easy to save time and cut down the administrative costs and focus on improving student success.

Following sections have the explanations for the various benefits in respect to the expenses (direct/indirect) a small size school bears for managing a particular administrative task and process.

We have taken the example of school having 1 Operator, 1 Accountant and 10 staff members.

Information Management

आपकी सारी Information, well organized way मे manage होगी| अभी आपको हर डिपार्टमेंट और हर काम के लिए एक ही स्टूडेंट की Information हर जगह manage करना पड़ती है, जैसे Admission रजिस्टर, स्कॉलर रजिस्टर, अटेंडेन्स रजिस्टर, फी, एग्ज़ॅम, इत्यादि| इसमे बहुत ग़लतियाँ होती है; कहीं कुछ information है और कहीं कुछ| कहीं ग़लतियाँ सही कर दी, कहीं सही करना भूल गये| eSchool से information एक ही जगह स्टोर होगी और सभी डिपार्टमेंट को किसी भी टास्क के लिए same information प्रवाइड की जाएगी| अगर correction करना होगा तो एक ही जगह करने से सभी जगह रिफ्लेक्ट होगी| इस information को सही से manage करने के लिए आपको ऑपरेटर, टीचर्स, क्लास टीचर्स, अकाउंटेंट, इत्यादि.. सभी को लगाना पड़ता है| सभी का टाइम waste होता है और एक बार मे सारी correct information available नही होती है | और यह काम हर बार, हर रिपोर्ट के लिए करना पड़ता है| हर बार टाइम waste, efforts waste, etc...|

eSchool से यह सब कुछ बहुत easy हो जाएगा, एक बार स्टूडेंट ने admission के टाइम जो Information डाली वो उसे फ्यूचर मे कभी नही डालना पड़ेगी; ना ऑपरेटर को ना क्लास टीचर, ना अकाउंटेंट, किसी को भी information ग़लत मिलने के चान्स नही है|

इस सब प्रोसेस मे आप अगर अपने स्टाफ की salary का पार्ट calculate करें कि information manage करने मे हर वर्ष आप कितना खर्च कर रहे हैं और eSchool से आप कितना Save कर रहे हैं|

Staff Member Annual Salary Time Spent Annual Expenses
(1) Operator Rs. 60000 30% Rs. 18000
Benefits of eSchool
Savings of Worth Rs. 1,00,000 per annum by using eSchool for Information Management
(1) Accountant Rs. 60000 20% Rs. 12000
(10) Teaching Staff Rs. 600000 10% Rs. 60000
Management 10%
Total Expenses on Information Management Approx. Rs. 1,00,000
Documentations for Authorities (Govt., Board, etc.)

गवर्नमेंट, टाइम टाइम पर, अलग अलग टाइप की रिपोर्ट्स मांगती रहती है (जैसे सभी स्टूडेंट्स के आधार नंबर, कितने SC और ST के स्टूडेंट्स है, कितने के बॅंक अकाउंट है, कितनों को स्कॉलरशिप मिल रही है, इत्यादि..)| यह सब इन्फर्मेशन कलेक्ट करना और फिर Govt. के फॉर्मॅट मे बनाने मे आपको ऑपरेटर और टीचिंग स्टाफ दोनो को लगाना पड़ता है| दोनो का टाइम वेस्ट होता है और रिपोर्ट कई बार बनाने पर भी सही नही बनती है|

यह सब हमारे सॉफ्टवेर से आपको बस एक क्लिक पर available रहेगी|

Staff Member Annual Salary Time Spent Annual Expenses
(1) Operator Rs. 60000 20% Rs. 12000
Benefits of eSchool
Savings of Worth Rs. 50,000 per annum by using eSchool for Document Preparation
(1) Accountant Rs. 60000 10% Rs. 6000
(10) Teaching Staff Rs. 600000 5% Rs. 30000
Management 10%
Total Expenses on Document Preparation for Govt. Authorities & Board Approx. Rs. 50,000
Reports for Management

Management को बहुत सारी correct reports टाइम-टाइम पर मिलना चाहिए जिससे की वो स्कूल के बारे मे सही से प्लान कर सकें|अभी अगर आप डेली management को रिपोर्ट दें कि आज कितने Admission हुए, कितनी fee आई, कितनी fee due है, कितने स्टूडेंट्स प्रेज़ेंट थे, कितना स्टाफ absent था, इत्यादि … तो इस काम के लिए ही आपको 1-2 employees को फुल टाइम के लिए रखना पड़ेगा| अगर आप इस काम के लिए कोई स्टाफ मेंबर नही रख रहे हैं और ऑपरेटर से ही काम चला रहे है, तो आपका management बहुत कुछ मिस कर रहा है, बहुत कुछ उन्हे पता ही नही चल पा रहा है|

यह सब जानकारी detail में eSchool से आपको बस एक क्लिक पर available रहेगी|

Staff Member Annual Salary Time Spent Annual Expenses
(1) Operator Rs. 60000 50% Rs. 30000
Benefits of eSchool
Savings of Worth Rs. 80,000 per annum by using eSchool for Management Reports
(1) Accountant Rs. 60000 20% Rs. 12000
(10) Teaching Staff Rs. 600000 5% Rs. 30000
Management 10%
Total Expenses on Reporting to Management Approx. Rs. 80,000
Reports for Principal

स्टाफ और स्टूडेंट्स की planning के लिए प्रिन्सिपल को डेली की बहुत सारी रिपोर्ट्स चाहिए होती है जिससे की टीचर्स को अच्छे से क्लास अलॉट कर सकें, स्टूडेंट्स की अटेंडेन्स मेनटेन कर सकें, Teaching Plan बना सकें| इस सब काम के लिए, जनरली टीचिंग स्टाफ को प्रिन्सिपल से डेली मीटिंग करना होती है; और इस मीटिंग मे दोनो का टाइम waste होता है|

अगर, टीचर्स को eSchool का access दे दिया जाए और उन्हे उस पर सिर्फ़ 5 मिनिट का टाइम दे कर डेली की इन्फर्मेशन feed करने का बोला जाए तो सभी का टाइम save होगा और सारी information का रेकॉर्ड रहेगा| यह इन्फर्मेशन प्रिन्सिपल के साथ-साथ management भी देख सकता है|

Staff Member Annual Salary Time Spent Annual Expenses
(1) Operator Rs. 60000 10% Rs. 6000
Benefits of eSchool
Savings of Worth Rs. 40,000 per annum by using eSchool for Principal Reports
(1) Accountant Rs. 60000 5% Rs. 3000
(10) Teaching Staff Rs. 600000 5% Rs. 30000
Total Expenses on Reporting to Principal Approx. Rs. 40,000
Historical Reports

टाइम टाइम पर Govt. को, management को, स्टाफ को पिछले academic years की रिपोर्ट की ज़रूरत होती है जैसे पिछले साल कितने admissions हुए थे, कितनी salary गयी थी, कितने students fail हुए थे, कितने students ने ट्रान्स्फर लिया, किस महीने मे कितने chapters कंप्लीट किए थे, इत्यादि| यह सब हर बार बनाना बहुत मुश्किल है और list बना कर रखना और भी मुश्किल है क्योंकि requirements टाइम- टाइम पर चेंज होती रहती है| Generally, management/decision makers सिर्फ़ assumptions से ही अपना काम चला लेते हैं कि शायद इतने chapters हुए थे या शायद इतने students थे,इत्यादि... और अगर वेरिफाइ करने के लिए बैठे तो 1-2 staff members लगाना पड़ेंगे| और अगर Govt. ने कुछ और माँग लिया तो फिर तो सभी को ही लगाना पड़ेगा|

eSchool से यह सब आपको एक क्लिक पर available रहेगा| कितनी भी पुरानी रिपोर्ट, कभी भी access की जा सकती है|

Staff Member Annual Salary Time Spent Annual Expenses
(1) Operator Rs. 60000 15% Rs. 9000
Benefits of eSchool
Savings of Worth Rs. 10,000 per annum by using eSchool for Historical Reports
Total Expenses on Historical Reports Approx. Rs. 10,000
Documents for Students

अगर आपके स्कूल मे कोई स्टूडेंट 2-3 साल बाद TC या फिर कोई और डॉक्युमेंट लेने आपके पास आता है तो आपको अभी उस year के records ओपन करके देखना पढ़ते है जिसमे स्टूडेंट और आपका, दोनो का ही टाइम waste होता है और परेशानी भी काफ़ी होती है|

जब आप eSchool use करेंगे तो आपकी इस तरह की सारी प्रॉब्लम्स सॉल्व हो जाएँगी वो भी सिंगल क्लिक मे जहा आप स्टूडेंट की सारी इन्फर्मेशन एक क्लिक पर देख सकते है और उसे जो भी डॉक्युमेंट चाहिए वो आप प्रिंट करके दे सकते है |

Benefits of eSchool

eSchool works as repository of all your historical Information.

All historical information is available on finger tips.

eSchool will never ever delete your Information.

School-Parent-Student Involvement

पेरेंट्स और स्टूडेंट्स को आप ऑनलाइन access दे कर,स्कूल में होने वाले प्रोग्राम, इवेंट्स, activities की इन्फर्मेशन शेयर कर सकते हैं| साथ ही स्कूल में होने वाले क्लास-वर्क, होम वर्क, assignments, और प्रॉजेक्ट की इन्फर्मेशन शेयर कर सकते हैं| इससे पेरेंट्स को स्कूल और अपने ward (student) के बारे में सब कुछ जानकारी ऑनलाइन मिल जाएगी|

आप हर exam के बाद PTM ऑर्गनाइज़ करते है, जिसे बहुत सारे पेरेंट्स मिस कर देते है, नही आते है| eSchool के माध्यम से अब आप उन्हे उनके अकाउंट पर मेसेज दे सकते है, कॉमेंट्स दे सकते है और वो स्टूडेंट की सारी इन्फर्मेशन ऑनलाइन घर पर ही देख सकते है; उसका रिज़ल्ट; अटेंडेन्स, इत्यादि...| अगर मोबाइल पर नही तो वो अपने एरिया के internet/online सेंटर पर जा कर सारा details देख सकते है|

Benefits of eSchool

Visibility to Parents and Students.

Easy way to be in contact.

Easy way for information sharing.

Notifications to Parents

जब कभी भी आपको पर्सनली किसी स्टूडेंट के पेरेंट्स से contact करना होता है तब भी उनका contact नंबर या फिर address ढूँडने मे आपको उसे स्टूडेंट का रेकॉर्ड चेक करना पड़ता है but eSchool के through आप स्टूडेंट से जुड़ी हर इन्फर्मेशन in a single click मे फाइंड कर सकते है और directly SMS कर सकते है या फिर पेरेंट के अकाउंट मे मेसेज डाल सकते है|

आपको अगर कोई भी इन्फर्मेशन पेरेंट्स को देनी हो, स्टूडेंट से रिलेटेड या फिर किसी इवेंट्स से रिलेटेड, तो आप स्टूडेंट को इनफॉर्म करते है की वो अपने पेरेंट्स को बात बताए या फिर जो छोटी क्लास के स्टूडेंट है उनकी diary मे लिख कर या कॉल कर के इन्फर्मेशन दी जाती है but कभी यह होता है की students बताना भूल जाते है| तो इसके लिए सबसे आसान तरीका हम आपको eSchool मे दे रहे है वो है मेसेजिंग का option इसके थ्रू आप पूरी क्लास या section को या इंडिविजुयल पेरेंट को एक ही बार में इनफॉर्म कर सकते है|

Benefits of eSchool

Online Individual Notifications.

Online Group Notifications.

Online Diary.

Students/Staff ID/Library Cards

अभी आप एक नॉर्मल ID card के प्रिंट के लिए 20-30 Rs. खर्च करते है और उसकी information कलेक्ट करने मे 10-20 दिन| फिर भी सही इन्फर्मेशन कलेक्ट नही होती है और कई प्रिंटेड कार्ड waste हो जाते है| eSchool से आप क्लास वाइज़/स्टूडेंट वाइज़ कार्ड का pdf generate कर सकते है और अपने कलर प्रिंटर से या किसी प्रिंटिंग शॉप से 4-5 Rs. मे एक नॉर्मल ID कार्ड का प्रिंट ले सकते है|

अगर आप good quality प्रिंटेड कार्ड्स use कर रहे हैं तो उस पार्टी के लिए भी eSchool से excel sheet मे data generate करके दे सकते है; ऑपरेटर को यह इन्फर्मेशन कलेक्ट करने के लिए टाइम waste करने की ज़रूरत नही है|

Benefits of eSchool

Centralized consistent Information

Easy to Generate ID cards, Library Cards, etc.

Online+Offline Access

जब आप कोई software स्कूल के लिए प्रयोग करते हैं तो आप या तो इंटरनेट पर प्रयोग कर सकते हैं या अपने लोकल सिस्टम पर| दोनो के अपने फ़ायदे और नुकसान हैं| eSchool आपको दोनो के फ़ायदा देगा - आप सारे operations ऑनलाइन कर पाएँगे जिससे आपको ऑनलाइन सिस्टम के सारे फ़ायदे मिलेंगे - २४ घंटे आप कहीं से भी किसी भी डिवाइस पर स्कूल से रिलेटेड operations कर सकते हैं और इन्फर्मेशन access कर सकते हैं| साथ ही ऑफलाइन मोड में आप ज़रूरत के काम कर सकते हैं जो की आप उस समय प्रयोग कर सकते हैं जब इंटरनेट वर्क ना कर रहा हो | और फिर ऑनलाइन होने पर, सारी इन्फर्मेशन इंटरनेट पर स्टोर या अपडेट हो जाएगी|

Benefits of eSchool

All functionalities available in Online Mode.

Some basic and urgent functionalities also available in off-line mode.

Online content gets auto synch when internet get restored.